Ärilise kirjutamise teine ​​seadus – välimus loeb

By | november 22, 2022

Hea esmamulje muudab; dokumenti, mis näib olevat loetamatu, tõenäoliselt ei loeta.

Nii nagu teie äririided annavad selgelt märku teie professionaalsusest, nii avaldab ka teie kirjutatud materjali välimus. Kui leht on lohakas või tundub vale, võidakse teie teadmised kahtluse alla seada. Kui sisu tundub ülbe, aegunud või võimatu lugeda, võisite tahtmatult seada eitava vastuse.

Enne dokumendi saatmist vaadake see korralikult üle. Kas see tundub kutsuv? Või on see tüütu? Valge ruum, mida näete, ei ole pelgalt trükise puudumine; see viib lugeja pilgu lähima mustani. Kui musta on liiga palju, tundub see liiga raske lugeda ja lugejad ei taha sellesse sukelduda. Nad võivad selle kõrvale panna, siit-sealt koorida või lihtsalt kohe prügikasti visata. Mida iganes nad teevad, pole te neile muljet avaldanud.

Seega, kui teie dokumendis pole piisavalt tühikuid, lisage seda. Kuidas? Tükeldage iga lõik, mis on pikem kui kaks ja pool tolli. Kasutage loendeid. Säilitage head marginaalid. Või looge üks lai veerg teksti jaoks ja kitsam veerg jutumärkide jaoks. Muide, jutumärgid on ideaalne tehnika tihedates dokumentides kasutamiseks, kuna need muudavad üldilme heledamaks, kordades tekstist olulist fraasi või lauset ja juhtides sellele tähelepanu.

Ja vastupidi, kui tühja ruumi on liiga palju, tundub materjal korrastamata ja seda on võimatu lugeda. Muidugi võib teil olla lõik, mis on ainult ühe lause pikkune. Kuid kui kõik teie lõigud on üksikud laused, näib dokument välja, et kirjutaja ei saa tegelikult aru, mis lõik on. Paranda see ära.

Siit saate teada, kuidas kõigi oma dokumentide välimust parandada.

  • Mõelge tühjale tühikule kui kirja või dokumendi olulisele komponendile. Veerised peaksid materjali raamima ja tekst ei tohi tunduda liiga tihe, et läbi kahlata.
  • Püüdke hoida tähti ühe või kahe lehekülje ulatuses. Kui peate edastama palju teavet, kasutage kaaskirja ja lisage teave sellele.
  • Vältige lahknevaid koefitsiente – näiteks üksikut lauset teisel lehel.
  • Kasutage loendeid, et lugeja pilku teabes tõhusalt liigutada ja tühikuid lisada.
  • Jätke lõigud maksimaalselt nelja lausega. Ärge unustage kirjas lõpetada eraldi lõiguga “Kutse tegevusele”; ära kirjuta ühe lõigu pikkust kirja.

See, mida sa ütled, on lugeja jaoks oluline ainult kui nad viitsivad lugeda. Kui muudate oma materjali välimuse lihtne lugeda,see loetakse tegelikult. Kui teie dokument näib olevat juurdepääsetav, on see nii. Tõde on see, kas see meile meeldib või mitte, välimus loeb.

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga